Главная » Система менеджмента качества и структура бизнес-процессов

Система менеджмента качества и структура бизнес-процессов

Система менеджмента качестваТермин «бизнес-процесс» — не просто модное слово в словаре современного человека, это определение, обозначающее комплекс мероприятий и задач, которые координируют друг с другом в целях производства конкретного изделия, продукта или услуги для потребителя. Бизнес-процессы входят в систему менеджмента качества и выполняют ключевую функцию.

Этот термин создан еще 20 лет назад американцем  Майклом Хаммером (автором идеи реинжиниринга), но только в последние годы идея бизнес-процессов обратила на себя внимание, развивается и набирает обороты.

Цели бизнес-процесса, их виды и условия достижения

Кратко цель бизнес-процесса можно сформулировать так – стопроцентное выполнение, реализация нужд и требований клиентов или заказчиков компании.

Виды бизнес-процессов:

  • Управляющий вид — управляют жизнедеятельностью системы. Например, стратегический менеджмент или корпоративное управление.
  • Операционный вид — располагаются в основе деятельности компании, активно принимают участие в формировании основного притока доходов. Например, снабжение, маркетинг, продажи или производство.
  • Поддерживающий вид — это опора первостепенного бизнеса. Например, административно-хозяйственная деятельность, техподдержка или подбор кадров.

Когда есть спрос со стороны потребителя, покупателя – начинается бизнес-процесс. Он реализуется на протяжении всего пути и заканчивается осуществлением, окончательным результатом.

Несколько слов о процессно-ориентированной организации и условиях ее деятельности

У процессно-ориентированной организации есть четкая нацеленность на результат. Такие организации, среди прочих, стараются избавляться от препятствий и барьеров на пути к цели, максимально ликвидировать задержки, которые возникают на границах подразделений (этапах) организации. Для каждого подразделения (этапа) обязательно определен «интерфейс» и известен предшествующий результат предыдущего подразделения (этапа).

Также устанавливают, как будет он отработан, в какой форме он должен быть передан в последующее производство. В такой организации выбрана такая последовательность разнообразных видов деятельности, которая быстро ведет к конкретным результатам, к завершению поставленной задачи, время и содержание которой строго ограничены. Таким образом, бизнес-процесс «декомпозируют» (разделяют) на несколько составляющих мини-процессов. У них есть свои атрибуты, значения, формулы выполнения, и направлены они также на достижение цели основного бизнес-процесса.

Основные критерии декомпозирования: непротиворечивость, ясность для понимания, гармоничность.

Составляющие части анализа бизнес-процессов

СМКВ анализ бизнес-процессов входит составление карты и формирование мини-процессов, которые можно разделить по условленной степени активности. Это могут быть — обмен информацией, услугами или чем-то иным. Актуальность проведения анализа обусловлена конкурентным положением компании на рынке в занимаемой ей нише. Сравнение существующих цен и необходимых затрат на продукцию разных участников рынка может помочь компании усовершенствовать свою работу.

Например, если высоки затраты на оборудование, транспортные расходы, расходы на склад и хранение, если выявлена низкая процентовка времени обработки заказов, доставка занимает длительное время, компания не справляется с широким ассортиментом продукции производства, то все это говорит о нестабильном состоянии компании и надо что-то срочно пересматривать. Это, по сути, кропотливая процедура планомерного извлечения информации.

Вся эта работа необходима для определения, понимания оценки, распознавания предмета исследования процесса, с конечной целью – улучшить его. Для анализа берут во внимание финансовую отдачу от использования ресурсов, мониторят внутренние и внешние факторы, которые в той или иной степени влияют на работу компании, выбирают новые ресурсы предприятия и разрабатывают план оптимизации.

О структуре бизнес-процессов и ее составляющих элементах

Структуру (цепочку) бизнес-процессов тщательно формируют, используя весь профессиональный и творческий потенциал, это непростая, но увлекательная задача, которая может осуществляться несколько лет, так и не достигнув итогового варианта. Что, собственно, и не требуется. Главное в этой деятельности – выстроить систему компании подетально, перед стартом описания регламентов процессов.

По сути, описать структуру существующих бизнес-процессов – это смоделировать деятельность компании. Иногда, в процессе моделирования структуры, менеджеры по-иному осознают свой бизнес.

На данном этапе разработки структуры разрабатывается основа технической документации — два документа:

  • Графический (схематический) рисунок, так называемое «дерево» процессов – наглядное «пособие», суммарная картинка, понятная для восприятия, но не такая детальная.
  • Матрица процессов –  реализуется в формате таблицы, куда внесены информационные материалы о каждом процессе. Здесь пишут о названии, цели, владельце или владельцах, участниках, о входах и выходах (начало и окончание). В матрице отражены и поставщики – на входе процесса, и клиенты – те фигуры, которые получают на выходе процесса.

Поставщиками могут быть и другие процессы. Все процессы имеют условное название (например, «Доставка товара», «Отчетность по доставке груза») и могут входить в другие, более крупные процессы.

Варианты построения бизнес-процессов

Бизнес-процессы конструируются так, чтобы формировать стоимость и обозначать ценность услуг компании для ее потребителей, исключая какие-то ненужные действия. Выход точно созданного процесса умножает ценность для потребителя, а также рентабельность. Бизнес-процессы, как система, могут подвергаться моделированию, для этого применяют различные методы, например, они воплощаются в форме диаграмм и реализуются в виде программного обеспечения, которое обрабатывает всю информацию. Результатом таких довольно сложных действия становится, например, цепочка от «процесс как есть сейчас» (от английского «as is») к «как должно быть» (от английского «to be»).