Планирование изменений в СМК

Цель – определить потребность в изменениях системы менеджмента качества организации, необходимых для отработки изменений в бизнес среде организации, а также для гарантии того, что предполагаемые изменения планируются, вносятся и реализуются в управляемых условиях.

Надлежащее планирование изменений может помочь избежать таких негативных последствий, как переделка, отмена или задержка в оказании услуги; но может и вести к таким позитивным последствиям, как снижение несоответствий, снижение инцидентов из- за ошибок людей. Целью планирования изменений является обеспечение целостности системы менеджмента качества и способности организации продолжать поставлять соответствующие продукты и услуги в ходе реализации изменений. Организации следует рассмотреть меры, которые бы могли снизить возможные негативные последствия изменений, например, проведение пробных изменений до осуществления их в полном масштабе, или определение действий, которые необходимо предпринять, если изменения оказались неуспешными. ISO/TS 9002:2016

Применение мышления, основанного на оценке рисков, может быть полезным при определении действий, необходимых для планирования изменений в системе менеджмента качества. Организации следует проанализировать происходящие бизнес-процессы, наличие ресурсов и необходимое назначение или переназначение ответственности для любых изменений. Это может быть выполнено назначением сотрудников в команды по управлению изменениями или задержкой в реализации изменений до тех, пока необходимые ресурсы не будут в наличии. Потребность в изменениях в системе менеджмента качества может определяться различными способами, например, в ходе анализа менеджмента, по результатам аудитов, анализа несоответствий, претензий, показателей процессов, изменений в контексте или изменений в потребностях потребителей и иных значимых заинтересованных сторон.

Потребность в изменениях может вызываться, например, переносом производственных линий с одного участка на другой, изменяющим процедуры процессов для улучшения тенденции в появлении несоответствий в их результатах, использованием новых информационно-коммуникационных технологий для услуг или процессов, передачей важных процессов на аутсорсинг, уходом сотрудников с ключевых постов (либо по возрасту, либо по здоровью), или переходом на онлайновую обработку заказов. Организации следует оценивать последствия таких изменений для системы менеджмента качества и предпринимать необходимые действия для предотвращения нежелательных результатов. Они могут варьироваться от применения методов менеджмента проектов до применения эксплуатационных и приемо-сдаточных испытаний новых процессов и систем в форме пилотных проектов до их реализации. Требуемый уровень планирования и действия будут меняться в зависимости от возможных последствий изменений. Примеры действий, которые может предпринять организация при планировании изменений: — с внедрением нового программного обеспечения для обработки заказов организация может планировать эксплуатационные тесты и подтверждение пригодности, а также использовать ограниченное время как старую, так и новую системы одновременно, чтобы убедиться, что новая система работает, как ожидалось, до того, как она будет полностью принята; — при решении образовать новый офис для оказания услуг на новой территории организация может выбрать применение формализованных методов управления проектами