Главная » Организация и ее задачи в системе менеджмента качества (СМК)

Организация и ее задачи в системе менеджмента качества (СМК)

Организация и ее задачи В системе менеджмента качества любой компании необходима сосредоточенность на потребителе. Для обозначения этого процесса существует распространенный краткий термин — Customer Focus – «ориентация на покупателя». Разработаны целые системы управления взаимоотношений с потребителями, например, CRM (Customer Relationship Management) – внедрение которой помогает двигаться к намеченной цели, но использование только лишь одной этой IT-системы не решит полностью вопрос удовлетворения потребителя. Очень важно, чтобы структура компании была не функциональной, а процессно-ориентированной.

Основные задачи и условия организации управления

Для отказа от функциональной структуры и перехода к процессно-ориентированной, компании нужно понимать, что все бизнес-процессы непрерывны — внутри компании и осуществляемые вне. Это решит большинство оргвопросов, поможет в организации управления, используя большую степень самостоятельности.

Для сбора информации нужно создать модель процессов, установить, какие нужны изменения и, при необходимости, привлечь экспертов к анализу. Тезисно ознакомить с итогами сотрудников и назначить наиболее компетентных ответственных за исполнение и результативность процессов. Управление процессами должно стать задачей, привлекательной в глазах персонала. При поддержке созданной инфраструктуры из систем IT и HR — поддерживать планомерное развитие и совершенствование процессов.

При этом со стороны сотрудников компании очень важно четкое понимание важности реализации стратегии и достижения общих целей. Руководителям рекомендуется вести за собой команду сотрудников, избегая излишнего контроля и командования процессами. Убеждать в выгодности перспектив и в неизбежности перемен как блага, работать над созданием культуры, которая ориентирована на потребителя. Управление процессами должно стать базисом управленческой системы.

Использование комплексных инструментов:

  • Процессный подход в управлении, расчет самостоятельности филиалов.
  • Структура – оптимальная и адаптированная к внешней среде.
  • Разработка нормативной технической документации для регулирования работы сети компании.

Организация и ее задачи в смкВысокий уровень стандартизации процессов должен поддерживаться при сохранении самостоятельности филиалов, их гибкого реагирования на изменения. Можно сделать расчеты и составить список процессов, используя примерную схему (рисунок 1).

Процессная система управления, таким образом, формирует эффективную структуру сети компании на всех стадиях развития, где полномочия и ответственность распределены между центром и подразделениями, и эти действия приносят желаемые результаты.

Как создать описание бизнес-процессов – этапы работы

В начале работы определяются причины: в чем заключается необходимость описания и оптимизации процессов

Причины могут быть такие:

  • Затраты растут несоразмерно росту бизнеса компании;
  • На производстве существует ряд проблем, связанных со срывом сроков поставок, браком продукции, недостаточным вниманием к обращениям потребителей и другое;
  • Низкое качество продукции по сравнению с аналогичной продукцией конкурентов и отсутствие новой продукции;
  • Бизнес необходимо сделать максимально прозрачным и управляемым;
  • Введение новшеств, помогающих развивать бизнес.

На следующем этапе ставится задача — выявить объекты, требующие улучшения, и определить показатели, которые нужно использовать для этого и проконтролировать осуществления цели.

Когда показатели описаны и определены, наступает очередь оптимизации бизнес-процессов. Здесь производятся наиболее значимые преобразования, поэтому разрабатывается программа перехода к новым процессам. В нее входят: обучение персонала (профподготовка, курсы повышения, тренинги и другое), внесение изменений в информационную систему компании, посредством модернизации оборудования, инструментария, инфраструктуры.

Все должно быть спланировано и учтено – от результата предшествующего процесса, его передача и форма следующему процессу, результат в дальнейшем.

Варианты, рекомендованные при описании бизнес-процессов

Несколько путей описания процессов:

  • Описать объекты, элементы системы, взаимосвязи уровней;
  • Описать последовательность действий и событий в начале и в конце процессов, определить, кто будет участвовать в них, какие материальные, финансовые и документационные потоки будут задействованы;
  • Использовать оба варианта описания последовательно.

Трудности, с которыми можно столкнуться, при описании:

  • Если бизнес-процессов нет — значит, нечего описывать, для описания нужно сначала создать их вместе со стандартами деятельности;
  • Деятельность нужно оптимизировать в целях определения итоговых показателей, нахождения «слабых мест» процессов, излишних затрат и другое;
  • Наличие внутренних и внешних рисков.

Существуют определенные моменты, которые нужно учитывать при планировании рационального использования ресурсов для построения процессного управления компании:

  • Установить критерии, по которым будут создаваться бизнес-процессы (цель, требуемые результаты, ресурсы);
  • Разработать алгоритм, помогающий идти к достижению целей компании и установить, какова будет роль используемых процессов;
  • Подобрать нужные инструменты и методы работы.

Вывод: процессный подход используется на всех этапах развития компании в полном объеме, актуален на всех стадиях — от небольших отделов до крупных подразделений сети. Новые бизнес-процессы строятся, а существующие оптимизируются при помощи набора специальных подходов и методов, с использованием анализа ситуации и учета поставленных стратегических и тактических целей и задач предприятия.