Организационные роли, ответственность и полномочия

статья от 17.01.2017

Цель состоит в том, чтобы высшее руководство распределило значимые роли в рамках системы менеджмента качества и тем гарантировало результативность и получение запланированных результатов.

Высшему руководству будет необходимо установить конкретные ответственность и полномочия, связанные с этими ролями, и гарантировать, что персонал организации понимает и надлежащим образом осведомлен об этих назначениях. Ответственность и полномочия могут быть назначены одному или нескольким лицам. Они должны будут иметь возможность принимать решения и осуществлять изменения в той сфере и/или бизнес-процессах, за которые они отвечают. Важно подчеркнуть, что, несмотря на то, что полномочия могут быть делегированы, общая ответственность за систему менеджмента качества остается на высшем руководстве. В соответствии с п.п. «1» – «5» раздела 5.3 ISO 9001:2015 ответственность и полномочия должны быть установлены для:

  1. обеспечения соответствия системы менеджмента качества требованиям ISO 9001 к конкретным ролям, таким как внутренние аудиторы или исполнители анализа менеджмента;
  2. обеспечения запланированных результатов процессов; эта функция может быть назначена нескольким лицам, каждое из которых имело бы свою область ответственности, например, мониторинг целей в области качества, определение, достигают ли процессы запланированных результатов, или проведение внутренних аудитов;
  3. формирования отчетов о показателях системы менеджмента качества; такая отчетность, как правило, делается в рамках процесса анализа менеджмента (см. ISO 9001:2015, 9.3); один сотрудник мог бы нести ответственность за координацию отчетности с другими лицами, ответственными за отчеты по конкретным процессам системы менеджмента качества;
  4. продвижения концепции ориентации на потребителя (см. ISO 9001:2015, 5.1.2); такая ответственность как правило, назначается лицу, отвечающему за взаимодействие с потребителями и за то, чтобы любая проблема была решена; подобный сотрудник зачастую находится в службе поддержки потребителей или службе качества;
  5. обеспечения целостности системы менеджмента качества при выполнении, например, таких изменений, как внедрение ERP-системы, передача процесса проектирования и разработки на аутсорсинг, рост в силу представившихся новых рыночных возможностей, реструктуризация организации, слияние или поглощение; такая ответственность, как правило, назначается лицу (лицам), которое отвечает за общее функционирование системы менеджмента качества и кто имеет возможность гарантировать, что изменения не планируются без учета их возможных последствий. В некоторых организациях может быть ограниченное число сотрудников с требуемой для выполнения подобных задач компетентностью; может быть полезным спланировать распределение ролей и ответственности. Такие планы особенно полезны на период отпуска, когда руководители находятся вдали от объекта, или при несчастном случае или болезни. Высшему руководству следует определить, каким образом информировать о назначении соответствующих ролей, ответственности и полномочий. Это может быть сделано с помощью документированной информации, например, должностных инструкций, рабочих инструкций, должностных обязанностей, организационных диаграмм, руководств, процедур.