Главная » Архивы-2 » Странная система качества и изготовление технической документации

«Странная система качества» и изготовление технической документации

Статья о наболевшем консультанта по внедрению

Именно таким эпитетом награждают, как правило, зарождающуюся систему менеджмента качества.  Тот, кто занимается ее внедрением умудряется игнорировать (если не саботируя) выполнение предписанных системой процедур и заполнение обязательных записей (хотя все инструкции в сопровождающей тех. документации есть). СМК — система менеджмента качества.

Почему же так в организациях происходит?

Задуманная как система, улучшающая качество, СМК обрастает невиданным ранее на предприятии количеством документов.
Процесс прост, и объясним для людей, занимающихся какой либо систематизацией, по любому признаку, Хоть коробочки по цветам (синий, зеленый, красный) разложить. Возьмем, к примеру,  как системный подход — бухгалтерский учет, как часть, всего лишь часть описания работы финансов предприятия.

Бухгалтеры не дадут соврать, ведь половину базы описания законов «консультанта» или «гаранта» занимают законы, так или иначе влияющие на систему учета финансов.

Ремарка о документации

Разработаны десятки доступных программ, автоматизирующие учет денежных потоков и отчетность по ним (а отчетности этой, как минимум – три отчета).  В организации, в которой более трех человек, третий, как правило, это бухгалтер.

При этом «Положение о бухгалтерской отчетности» и Налоговый кодекс – две достаточно большие «книги», структурно описывающие эту деятельность.

Для чего необходимы все усилия бухгалтеров организации?

– Что бы показать государству, фискальным органам, и собственникам предприятия, что финансовая отчетность оформлена согласно действующему законодательству.
А теперь пройдемся в обратную сторону по предыдущему абзацу для СМК. А для чего же сертифицированная СМК этому же предприятию?

Для того, чтобы показать всем заинтересованным лицам что предприятие производит качественную продукцию, и постоянно улучшает её качество в соответствии с пожеланиями  ее заказчиков и иногда конечных потребителей.

Необходимых документов, пусть с натяжкой, три:

  • ИСО 9000,
  • ИСО 9001
  • ИСО 9004.

При этом они достаточно коротки, размером — по несколько десятков страниц.

Представитель руководства по качеству – совмещает свои обязанности (по положению пункта 5.5.2 стандарта).

Отчет, как правило, один: Отчет для анализа СМК высшим руководством, обычно подается один раз в год. А вот законодательная база для качества – лишь применимые ГОСТы, и то если продукция ГОСТирована.

Именно поэтому — стандарт ИСО 9001 дает свободу предприятиям работать по тем процедурам, которые они сами для себя разработали.

Конечно, при ситуации как в финансовой системе – если бы было написано в федеральном законе делай так и вот так – не у кого не возникало бы вопросов «А почему так много бумаг?».

Но СМК по своей стратегии очень гибкая система – её можно построить так, чтобы было удобно работать на именно вашем предприятии.

Основания

Основные требования — это последовательность, иерархичность описания, системность и последовательное управление бизнес-процессами. ( Возможность описывать процессы компании в виде последовательности действий сотрудников).
Что же происходит при документировании этой вновь внедряемой на предприятии системы?

Если не пользоваться автоматизированными программами и правильными (что редкость) консультантами – то грубо говоря: каждый отдел должен написать «что он делает»,

  • для чего он нужен компании в целом,
  • где, зачем, как, когда он взаимодействует, и кто за это ответственный (ЧДГЗ3К).

При этом в каждом отделе появляются некоторые виды документальных форм, которые необходимо заполнять в процессе работы. (здесь пригодятся эксплуатационные документы).

На многих предприятиях всю работу по документированию всех процессов выполняет тот самый ответственный человек, назначенный для внедрения системы.

Этот сотрудник вынужден, не зная процессов, на самом деле этой организации необходимых, и «имеющих место быть», в каждом подразделении, писать, под воспринимаемую «на слух, со слов других» схему работы. И вводя отличающиеся от реальных процедуры с приложениями  — «для галочки».  В том числе, необходимые по требованиям стандарта.

А люди, работающие в этих подразделениях, как правило, отмахиваются от внедрения СМК, говоря: «Мы и так качественно работаем, некогда нам тут ваши писульки писать, как напишите – так и будем делать!». То есть не мешайте работать, господа консультанты по качеству.

Опишем систему менеджмента качества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вот заказчики и получают кучу бумаг по СМК, из которых половина — не жизнеспособна!
Но и здесь система менеджмента, основанная на стандартах серии 9000, предусматривает путь дальнейшего и правильного развития (читай: непрерывного улучшения).
Если при построении системы не использовалось графическое представление процессов (минимизируете возникновение ненужных процессов и как следствие – документов их описывающих), и система обросла ненужными процедурами, то элементы постоянного улучшения, работающие по требованию стандарта, рано или поздно всё равно оптимизируют систему.

офис и оформление технических условий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Если должным образом вовлечен персонал (6.2.2 d), он будет требовать соответствия действий и процедур, при выполнении ненужных процедур (или при невыполнении нужных) возникнут несоответствия, обнаруживаемые в ходе работы и внутреннего (внешнего) аудита.

Ну, и наконец, должным образом проведенные корректирующие действия и их результативность, проверенная в ходе анализа СМК руководством добавят нужные документы и уничтожат ненужные бумаги.